Chính sách hoàn tiền và chấm dứt dịch vụ (Refund and Service Termination Policy)

Tiếng Việt · English version ↓

Áp dụng từ ngày 01/01/2026

Chính sách này là mục 6 của Điều khoản sử dụng dịch vụ của Công ty TNHH Woodsoft Việt Nam, áp dụng cho license phần mềm Woodsoft Optimizers, Wood Viewer và Woodsoft Plugin. Hai văn bản được áp dụng thống nhất. Nếu phát hiện nội dung không thống nhất, Woodsoft có trách nhiệm làm rõ trước khi áp dụng và không dùng sự khác biệt đó để hạn chế quyền của bạn theo pháp luật.

Chính sách này được công bố bằng tiếng Việt và tiếng Anh. Bản tiếng Anh để tham khảo; khi có khác biệt, bản tiếng Việt được áp dụng.

6.1. Nguyên tắc

License đã kích hoạt và được cung cấp đúng mô tả không được hoàn tiền khi bạn đổi ý hoặc không còn nhu cầu sử dụng. Woodsoft hoàn tiền trong các trường hợp tại mục 6.2 và 6.3.

6.2. Lỗi của Woodsoft không khắc phục được

• Áp dụng khi chức năng chính đã công bố của sản phẩm hoặc module bạn đã mua không hoạt động, hoặc hoạt động sai đáng kể so với mô tả đã công bố khiến không thể dùng đúng mục đích, do lỗi của Woodsoft, và Woodsoft không khắc phục được trong 14 ngày kể từ ngày Woodsoft nhận được thông báo lỗi của bạn (ngày email hoặc phản ánh tới Woodsoft, không phụ thuộc thời điểm Woodsoft xác nhận lỗi).
• Bạn gửi thông báo lỗi trong 07 ngày đầu kể từ ngày kích hoạt (căn cứ ngày Woodsoft nhận thông báo và thông tin kỹ thuật kèm theo như ảnh màn hình, file mẫu): hoàn 100% số tiền đã thanh toán cho sản phẩm, module đó. Mức này được áp dụng thay cho công thức và bảng tỷ lệ dưới đây.
• Thông báo lỗi sau 07 ngày đầu, gói có thời hạn (3, 6, 12 tháng): hoàn phần tiền tương ứng với thời gian chưa sử dụng:

Tiền hoàn = Số tiền đã thanh toán × Số ngày còn lại ÷ Tổng số ngày của gói, trong đó số ngày tính theo ngày lịch, số ngày còn lại tính từ ngày bạn gửi thông báo lỗi tới ngày hết hạn gói (kể cả khi gói hết hạn trong thời gian chờ khắc phục). Số tiền hoàn làm tròn tới đồng (VND) hoặc cent (USD).

• Thông báo lỗi sau 07 ngày đầu, gói vĩnh viễn: hoàn theo thời gian đã sử dụng, tính từ ngày kích hoạt tới ngày bạn gửi thông báo lỗi (không cộng thời gian chờ khắc phục):

6.3. Các trường hợp hoàn tiền khác

• Thanh toán nhầm, trùng hoặc thừa: hoàn lại toàn bộ khoản nhầm, trùng hoặc phần thừa. Woodsoft kiểm tra chứng từ trong 05 ngày làm việc kể từ khi nhận yêu cầu (nếu cần bổ sung chứng từ, Woodsoft thông báo trong thời hạn này) và chuyển hoàn trong tối đa 15 ngày kể từ ngày xác nhận khoản cần hoàn. Trường hợp này không áp dụng bước 3, 4 của mục 6.4.
• Woodsoft không cấp được license đã được thanh toán: hoàn lại toàn bộ, hoặc phương án thay thế nếu bạn đồng ý.
• Woodsoft ngừng cung cấp một gói có thời hạn trước khi gói hết hạn: hoàn phần tiền tương ứng với thời gian chưa sử dụng theo công thức tại mục 6.2, tính từ ngày ngừng cung cấp.
• Woodsoft ngừng cung cấp sản phẩm có license vĩnh viễn: thực hiện theo mục 4 của Điều khoản sử dụng dịch vụ (thông báo trước ít nhất 06 tháng). Nếu từ ngày kích hoạt license của bạn tới ngày sản phẩm ngừng cung cấp thực tế chưa đủ 12 tháng, Woodsoft hoàn một phần tiền theo bảng tỷ lệ tại mục 6.2, tương ứng thời gian bạn đã sử dụng tính tới ngày ngừng cung cấp.
• Bạn không đồng ý với thay đổi Điều khoản làm giảm đáng kể quyền lợi của gói đang còn hạn: theo mục 13 của Điều khoản sử dụng dịch vụ.

6.4. Quy trình hoàn tiền

Áp dụng cho các yêu cầu hoàn tiền tại mục 6.2 và 6.3 (thanh toán nhầm, trùng, thừa theo thời hạn riêng tại mục 6.3).

1. Gửi yêu cầu tới software@woodsoft.vn hoặc 0356.151.084, nêu tên tài khoản, mã báo giá, lý do và tài khoản ngân hàng nhận tiền (đứng tên người hoặc tổ chức đã thanh toán).
2. Xác nhận: Woodsoft xác nhận đã nhận yêu cầu và cấp mã yêu cầu trong 02 ngày làm việc.
3. Kết quả: Woodsoft kiểm tra và thông báo quyết định, căn cứ và số tiền hoàn trong tối đa 15 ngày kể từ ngày nhận yêu cầu.
4. Hoàn tiền: Woodsoft chuyển khoản trong tối đa 15 ngày kể từ ngày thông báo quyết định hoàn tiền, gửi xác nhận đã chuyển, xử lý hóa đơn điện tử theo quy định về thuế, và kết thúc license tương ứng (trừ trường hợp hoàn tiền nhầm, trùng, thừa).

Phí chuyển khoản hoàn tiền: Woodsoft chịu khi hoàn tiền do lỗi của Woodsoft hoặc do Woodsoft ngừng cung cấp sản phẩm, gói; các trường hợp khác, phí ngân hàng thực tế (nếu có) được trừ vào số tiền hoàn.

6.5. Bạn chủ động chấm dứt hợp đồng

Bạn có thể chấm dứt hợp đồng đối với một license bất cứ lúc nào, kể cả khi chưa muốn xóa tài khoản:

1. Gửi yêu cầu chấm dứt tới software@woodsoft.vn, nêu tên tài khoản và license muốn chấm dứt.
2. Hợp đồng đối với license đó chấm dứt vào ngày Woodsoft nhận được yêu cầu, hoặc vào ngày muộn hơn bạn ghi trong yêu cầu.
3. Woodsoft xác nhận trong 02 ngày làm việc, nêu license liên quan, ngày chấm dứt và hậu quả theo mục 6.6.
4. Chấm dứt vì đổi ý hoặc không còn nhu cầu không được hoàn tiền (mục 6.1), trừ khi yêu cầu thuộc trường hợp tại mục 6.2, 6.3.

Bốn việc sau là khác nhau:

• Ngừng sử dụng: bạn không dùng nữa; license vẫn còn hiệu lực tới hết hạn.
• Không gia hạn: license tự hết hiệu lực vào ngày hết hạn.
• Chấm dứt hợp đồng: theo quy trình trên; tài khoản và dữ liệu vẫn được giữ theo Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Xóa tài khoản, dữ liệu cá nhân: theo Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân. Nếu tài khoản còn license trả phí chưa hết hạn, Woodsoft thông báo cho bạn trước rằng việc xóa sẽ chấm dứt các license đó, và chỉ xóa sau khi bạn xác nhận.

6.6. Các trường hợp chấm dứt và hậu quả

Khi dịch vụ chấm dứt:

• các tính năng trả phí của license liên quan ngừng hoạt động;
• Nội dung và dữ liệu của bạn được xử lý theo Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân; bạn nên tải về Nội dung cần giữ trước ngày chấm dứt;
• bạn vẫn tra cứu hoặc nhận bản sao thông tin giao dịch trong 03 năm theo mục 5 của Điều khoản sử dụng dịch vụ;
• khoản tiền đã thanh toán chỉ được hoàn trong các trường hợp tại mục 6.2, 6.3. Khi Woodsoft chấm dứt do vi phạm, khoản đã thanh toán không được hoàn, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

English version: Refund and Service Termination Policy

↑ Bản tiếng Việt

Effective from January 1, 2026

This Policy is section 6 of the Terms of Service of Woodsoft Vietnam Company Limited and applies to software licenses for Woodsoft Optimizers, Wood Viewer and Woodsoft Plugin. The two documents apply consistently. If any inconsistency is found, Woodsoft is responsible for clarifying it before applying it and will not use the difference to limit your rights under the law.

This Policy is published in Vietnamese and English. The English version is provided for reference; in case of any inconsistency, the Vietnamese version prevails.

6.1. Principle

A license that has been activated and provided as described is not refundable if you change your mind or no longer need it. Woodsoft provides refunds in the cases set out in sections 6.2 and 6.3.

6.2. Woodsoft errors that cannot be fixed

• This applies when a published core function of the product or module you purchased does not work, or works materially differently from its published description so that it cannot be used for its intended purpose, due to Woodsoft’s fault, and Woodsoft cannot fix it within 14 days from the date Woodsoft receives your error report (the date your email or report reaches Woodsoft, regardless of when Woodsoft confirms the error).
• If you report the error within the first 7 days after activation (based on the date Woodsoft receives the report and supporting technical information such as screenshots or sample files): 100% of the amount paid for that product or module is refunded. This applies instead of the formula and table below.
• Error reported after the first 7 days, term plans (3, 6, 12 months): the amount corresponding to the unused period is refunded:

Refund = Amount paid × Remaining days ÷ Total days in the plan, where days are calendar days and the remaining days are counted from the date you report the error until the plan’s expiry date (even if the plan expires while waiting for the fix). Refund amounts are rounded to the nearest dong (VND) or cent (USD).

• Error reported after the first 7 days, perpetual licenses: the refund depends on the period of use, counted from the activation date to the date you report the error (the time waiting for the fix is not added):

6.3. Other refund cases

• Mistaken, duplicate or excess payments: the mistaken or duplicate payment, or the excess amount, is refunded in full. Woodsoft checks the supporting documents within 5 working days of receiving the request (if more documents are needed, Woodsoft will notify you within this period) and transfers the refund within a maximum of 15 days from the date the amount to be refunded is confirmed. Steps 3 and 4 of section 6.4 do not apply to this case.
• Woodsoft cannot grant a license that has been paid for: full refund, or an alternative if you agree.
• Woodsoft discontinues a term plan before it expires: the amount corresponding to the unused period is refunded using the formula in section 6.2, counted from the date of discontinuation.
• Woodsoft discontinues a product sold with a perpetual license: as set out in section 4 of the Terms of Service (at least 6 months’ notice). If less than 12 months have passed between the activation of your license and the actual discontinuation date, Woodsoft refunds part of the amount paid according to the table in section 6.2, based on your period of use up to the discontinuation date.
• You do not agree to a change to these Terms that materially reduces the benefits of a plan that is still active: as set out in section 13 of the Terms of Service.

6.4. Refund procedure

This applies to refund requests under sections 6.2 and 6.3 (mistaken, duplicate or excess payments follow the separate time limits in section 6.3).

1. Submit a request to software@woodsoft.vn or +84 356 151 084, stating your account name, quotation code, reason, and the bank account to receive the refund (in the name of the person or organization that paid).
2. Acknowledgement: Woodsoft acknowledges receipt and issues a request code within 2 working days.
3. Decision: Woodsoft reviews the request and notifies you of its decision, the grounds and the refund amount within a maximum of 15 days from receipt of the request.
4. Refund: Woodsoft transfers the refund within a maximum of 15 days from notifying its refund decision, sends confirmation of the transfer, handles the electronic invoice in accordance with tax regulations, and ends the related license (except for refunds of mistaken, duplicate or excess payments).

Refund transfer fees: borne by Woodsoft when the refund is due to Woodsoft’s fault or to Woodsoft discontinuing a product or plan; in other cases, the actual bank fees (if any) are deducted from the refund amount.

6.5. Terminating the contract at your own initiative

You may terminate the contract for a license at any time, even if you do not wish to delete your account:

1. Send a termination request to software@woodsoft.vn, stating your account name and the license you wish to terminate.
2. The contract for that license terminates on the date Woodsoft receives the request, or on a later date you specify in the request.
3. Woodsoft confirms within 2 working days, stating the license concerned, the termination date and the consequences under section 6.6.
4. Termination because you changed your mind or no longer need the license is not refundable (section 6.1), unless the request falls under section 6.2 or 6.3.

The following four actions are different:

• Stopping use: you no longer use the service; the license remains valid until it expires.
• Not renewing: the license expires automatically on its expiry date.
• Terminating the contract: follows the procedure above; your account and data are retained in accordance with the Personal Data Protection Policy.
• Deleting your account and personal data: follows the Personal Data Protection Policy. If the account still has paid licenses that have not expired, Woodsoft will notify you in advance that deletion will terminate those licenses, and will delete only after you confirm.

6.6. Termination cases and consequences

When the service terminates:

• the paid features of the related license stop working;
• your Content and data are handled in accordance with the Personal Data Protection Policy; you should download any Content you wish to keep before the termination date;
• you can still look up or obtain copies of transaction information for 3 years as set out in section 5 of the Terms of Service;
• amounts paid are refunded only in the cases set out in sections 6.2 and 6.3. Where Woodsoft terminates because of a breach, amounts paid are not refunded, unless otherwise required by law.