Chính sách bảo mật thông tin (Personal Data Protection Policy)

Tiếng Việt · English version ↓

Phiên bản 2.0, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026

Chính sách này giải thích Woodsoft thu thập dữ liệu cá nhân nào, dùng để làm gì, dựa trên cơ sở nào, chia sẻ với ai, lưu bao lâu, và bạn có những quyền gì. Chúng tôi viết ngắn gọn để bạn dễ đọc. Nếu có điều gì chưa rõ, hãy liên hệ theo mục 1.

Chính sách này được áp dụng cùng Điều khoản sử dụng dịch vụ (gồm thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân dành cho khách hàng doanh nghiệp), Quy định và hình thức thanh toán và Chính sách hoàn tiền và chấm dứt dịch vụ của Woodsoft.

Chính sách này được công bố bằng tiếng Việt và tiếng Anh. Bản tiếng Anh để tham khảo; khi có khác biệt, bản tiếng Việt được áp dụng.

1. Chúng tôi là ai và vai trò của chúng tôi

Công ty TNHH Woodsoft Việt Nam (Woodsoft)

• Mã số doanh nghiệp: 0108115976
• Địa chỉ: Tầng 6 Tòa nhà Việt Á, Số 9 Duy Tân, Phường Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội
• Điện thoại: 0356.151.084
• Email tiếp nhận yêu cầu, phản ánh về dữ liệu cá nhân: software@woodsoft.vn

Vai trò của Woodsoft:

• Với dữ liệu tài khoản, license, thanh toán, nhật ký sử dụng và các hoạt động do Woodsoft quyết định mục đích: Woodsoft là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân.
• Với nội dung bạn tải lên để xử lý (file CNC, DXF, mô hình 3D, ảnh, prompt…) có chứa thông tin cá nhân của người khác, ví dụ khách hàng của bạn: Woodsoft xử lý theo yêu cầu của bạn, trong vai trò bên xử lý dữ liệu cá nhân, theo thỏa thuận xử lý dữ liệu trong Điều khoản sử dụng. Ngoại lệ: phần dữ liệu AI Render bạn chủ động cho phép dùng để cải thiện dịch vụ (mục 2).

Nếu tài khoản của bạn do doanh nghiệp nơi bạn làm việc đăng ký hoặc thanh toán: dữ liệu tài khoản của bạn được xử lý theo thỏa thuận giữa Woodsoft và doanh nghiệp đó. Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo cho bạn về việc sử dụng phần mềm Woodsoft. Bạn vẫn có đầy đủ các quyền ở mục 9 và có thể liên hệ trực tiếp với Woodsoft.

Chính sách áp dụng cho:

• website woodsoft.vn;
• phần mềm trực tuyến Woodsoft Optimizers tại woodsoft.vn/optimizers, optimizers.woodsoft.vn và backup.woodsoft.vn (Nesting, Part Processing, File2Script, tối ưu file CNC, báo giá, mua và gia hạn gói);
• Wood Viewer tại woodviewer.com và viewer.woodsoft.vn;
• các plugin của Woodsoft (Bazis, Sketchup…) khi đăng nhập và gửi dữ liệu về máy chủ Woodsoft.

2. Dữ liệu, mục đích và cơ sở xử lý

Cột “Cơ sở” cho biết căn cứ chúng tôi dựa vào cho từng hoạt động (giải thích ở mục 3): [HĐ] cần thiết để thực hiện thỏa thuận sử dụng dịch vụ giữa Woodsoft với bạn hoặc tổ chức của bạn · [PL] thực hiện nghĩa vụ pháp luật · [ĐY] chỉ khi bạn đồng ý.

Người xem link chia sẻ Wood Viewer: khi ai đó mở link mô hình bạn chia sẻ, hệ thống ghi lại quốc gia (xác định từ địa chỉ IP tại thời điểm truy cập), loại thiết bị và thời điểm xem gắn với mô hình, để thống kê lượt xem cho bạn. Bản ghi thống kê này không lưu địa chỉ IP hay mã định danh riêng của người xem, nên không xác định được một người cụ thể. Dữ liệu kỹ thuật (như địa chỉ IP) vẫn được xử lý trong quá trình truy cập website, ví dụ qua mạng phân phối nội dung Cloudflare (mục 5), theo các mục đích và biện pháp bảo vệ nêu tại Chính sách này. Cookie phân tích trên trang xem chỉ được bật khi người xem đồng ý ở banner cookie.

Chúng tôi không thu thập số thẻ ngân hàng: bạn thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng của bạn.

Chúng tôi không gửi email quảng cáo, bản tin. Email chúng tôi gửi chỉ liên quan tới dịch vụ: đặt lại mật khẩu, báo giá, thông báo về tài khoản, license. Nếu sau này có, chúng tôi sẽ xin sự đồng ý riêng của bạn.

3. Cơ sở để chúng tôi xử lý dữ liệu

Woodsoft xử lý dữ liệu cá nhân trên cơ sở sự đồng ý của bạn, hoặc trong các trường hợp pháp luật cho phép xử lý không cần sự đồng ý.

• [HĐ] Thực hiện thỏa thuận sử dụng dịch vụ: với dữ liệu cần thiết để cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa Woodsoft với bạn hoặc tổ chức của bạn, chúng tôi chỉ xử lý trong phạm vi phù hợp với việc thực hiện thỏa thuận đó, theo Điều khoản sử dụng.
• [PL] Nghĩa vụ pháp luật: lưu chứng từ kế toán, thuế; bảo đảm truy cập thông tin giao dịch; giải quyết yêu cầu thực hiện quyền về dữ liệu; cung cấp thông tin cho cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp.
• [ĐY] Sự đồng ý: hoạt động phân tích, quảng cáo, cải thiện AI Render bằng dữ liệu của bạn, hoặc xử lý cho mục đích khác cần sự đồng ý chỉ được thực hiện sau khi có sự đồng ý hợp lệ của bạn. Bạn có thể từ chối mà vẫn dùng được đầy đủ dịch vụ, và có thể rút lại đồng ý bất cứ lúc nào. Im lặng hoặc việc tiếp tục sử dụng dịch vụ không được coi là đồng ý.

Khi đăng ký tài khoản, bạn xác nhận đồng ý với Điều khoản sử dụng dịch vụ và các điều kiện hoạt động của Woodsoft, bao gồm Chính sách này, đối với các điều kiện bảo mật và xử lý dữ liệu để cung cấp dịch vụ. Xác nhận đó không phải là sự đồng ý cho các hoạt động cần sự đồng ý riêng ([ĐY]) nêu trên.

4. Dữ liệu nhạy cảm

Theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP, dữ liệu theo dõi hành vi, hoạt động sử dụng dịch vụ trên không gian mạng là dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

Tùy tính chất, nội dung và khả năng liên kết với một cá nhân, dữ liệu ghi nhận hành vi, hoạt động sử dụng dịch vụ trực tuyến của Woodsoft, gồm nhật ký sử dụng (mục 2) và cookie phân tích, quảng cáo (mục 7), có thể thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Woodsoft áp dụng biện pháp bảo vệ và giới hạn quyền truy cập phù hợp đối với dữ liệu này. Cookie phân tích và quảng cáo chỉ được bật khi bạn đồng ý.

Chúng tôi không chủ động thu thập dữ liệu sức khỏe, sinh trắc học, vị trí chính xác hay dữ liệu nhạy cảm khác. Vị trí trong nhật ký chỉ ở mức quốc gia/thành phố, suy ra từ địa chỉ IP.

5. Ai nhận dữ liệu của bạn

Chúng tôi không mua bán dữ liệu cá nhân. Dữ liệu chỉ được chia sẻ với các bên sau, trong phạm vi cần thiết cho mục đích nêu ở mục 2:

Về AI Render: mỗi lượt render, prompt và ảnh đầu vào được gửi tới nhà cung cấp mà bạn chọn cho lượt đó. Woodsoft chịu trách nhiệm đối với việc lựa chọn, truyền và bảo vệ dữ liệu trong phần xử lý do Woodsoft thực hiện. Vì bạn dùng khóa API do bạn mua, việc nhà cung cấp lưu giữ hay sử dụng dữ liệu sau khi nhận còn tuân theo điều khoản giữa bạn và nhà cung cấp đó. Vui lòng không đưa thông tin cá nhân của người khác vào prompt hoặc ảnh nếu không cần thiết.

Về nội dung bạn tải lên: khi bạn tải lên dữ liệu có chứa thông tin cá nhân của người khác, trách nhiệm của Woodsoft và của bạn được xác định theo vai trò thực tế của mỗi bên (mục 1), Điều khoản sử dụng và quy định pháp luật. Woodsoft áp dụng các biện pháp bảo vệ đối với dữ liệu do mình tiếp nhận và xử lý trong phạm vi trách nhiệm của mình. Bạn cần bảo đảm có cơ sở hợp pháp (ví dụ sự đồng ý của khách hàng của bạn) trước khi đưa thông tin cá nhân của họ lên hệ thống.

Chế độ xem mô hình Wood Viewer:

• Công khai (chế độ mặc định khi tải lên): bất kỳ ai có link đều xem được mô hình. Mô hình không được liệt kê hay tìm kiếm công khai ở nơi khác.
• Riêng tư: chỉ người có link quản trị của mô hình mới xem được. Link quản trị cho phép chỉnh sửa mô hình; chỉ gửi link này cho người bạn tin cậy.

Vui lòng không đưa tên, địa chỉ, số điện thoại của khách hàng vào tên hoặc nội dung mô hình ở chế độ công khai.

Nhân viên Woodsoft chỉ truy cập dữ liệu của bạn khi cần cho công việc: hỗ trợ kỹ thuật, kế toán, quản trị hệ thống. Việc nhân viên hỗ trợ thao tác trong tài khoản Wood Viewer của bạn được ghi lại.

6. Lưu trữ và chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Nơi lưu: cơ sở dữ liệu chính của Optimizers đặt tại Việt Nam; một bản sao đặt tại máy chủ Hostinger ở Ấn Độ để phục vụ người dùng quốc tế và dự phòng. Dữ liệu Wood Viewer được lưu tại máy chủ Hostinger ở Ấn Độ; file mô hình, ảnh render lưu trên Cloudflare R2 tại khu vực châu Á – Thái Bình Dương.

Để cung cấp dịch vụ, dữ liệu cá nhân của bạn có thể được lưu trữ hoặc xử lý tại hệ thống của Woodsoft hoặc của các nhà cung cấp dịch vụ ở ngoài Việt Nam (mục 5), trong phạm vi và vì các mục đích được mô tả tại Chính sách này. Woodsoft thực hiện các nghĩa vụ về bảo vệ và chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới theo quy định pháp luật áp dụng.

Thời gian lưu:

Khi hết thời hạn lưu trữ nêu trên, Woodsoft xóa, hủy bỏ hoặc ẩn danh dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật.

7. Cookie và công cụ tương tự

• Cookie cần thiết luôn được bật vì thiếu chúng dịch vụ không hoạt động. Cookie chức năng chỉ ghi nhớ tùy chọn giao diện, không dùng để theo dõi bạn.
• Cookie phân tích và quảng cáo chỉ được bật khi bạn bấm đồng ý ở banner cookie. Nếu bạn từ chối, chúng tôi không nạp các công cụ này và bạn vẫn dùng được đầy đủ dịch vụ.
• Bạn có thể đổi lựa chọn bất cứ lúc nào qua “Cài đặt cookie” trong menu tài khoản hoặc ở chân trang. Khi bạn rút lại đồng ý, các công cụ này ngừng thu thập từ lần truy cập tiếp theo và cookie phân tích trên trình duyệt bị xóa. Dữ liệu đã gửi trước đó cho Google, Meta được lưu theo thời hạn lưu giữ của các dịch vụ đó ([KIỂM TRA: thời hạn lưu dữ liệu đang cấu hình trong Google Analytics]).
• Lựa chọn của bạn được ghi lại để làm bằng chứng đồng ý.
• Bạn cũng có thể từ chối quảng cáo được cá nhân hóa trong cài đặt quảng cáo của Facebook/Instagram.

8. Chúng tôi bảo vệ dữ liệu như thế nào

• Mật khẩu được lưu dưới dạng mã băm, không lưu mật khẩu gốc. Wood Viewer không lưu mật khẩu.
• Khóa API AI của bạn được mã hóa (AES-256-GCM) và không bao giờ hiển thị lại.
• Kết nối giữa trình duyệt và website dùng HTTPS.
• Máy chủ cơ sở dữ liệu chỉ cho phép kết nối từ các máy chủ của Woodsoft.
• Phân quyền truy cập theo vai trò cho nhân viên; quyền được kiểm tra ở phía máy chủ.

9. Quyền của bạn

Bạn có quyền:

• được biết chúng tôi đang xử lý dữ liệu nào của bạn;
• đồng ý, không đồng ý, hoặc rút lại sự đồng ý;
• xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu;
• yêu cầu cung cấp dữ liệu, yêu cầu xóa dữ liệu, yêu cầu hạn chế xử lý, phản đối việc xử lý, hoặc yêu cầu ngừng chuyển giao dữ liệu của bạn cho bên thứ ba;
• yêu cầu áp dụng các biện pháp, giải pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn;
• khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường theo quy định của pháp luật;
• từ chối quảng cáo.

Cách thực hiện:

• Tên, số điện thoại, mật khẩu: tự sửa trong trang Thông tin tài khoản.
• Lựa chọn cookie: Cài đặt cookie.
• Cho phép dùng dữ liệu AI Render để cải thiện chất lượng: bật/tắt trong cài đặt Wood Viewer.
• Các yêu cầu khác: gửi email tới software@woodsoft.vn từ địa chỉ email đã đăng ký. Nếu không còn truy cập được email đó, hãy gọi 0356.151.084 hoặc gửi thư tới địa chỉ ở mục 1. Chúng tôi sẽ xác minh danh tính bằng cách phù hợp trước khi xử lý.

Thời hạn xử lý:

Các yêu cầu này khác nhau:

• Rút đồng ý: chỉ dừng hoạt động cần đồng ý (cookie phân tích, quảng cáo, cải thiện AI Render). Tài khoản vẫn dùng bình thường.
• Hạn chế xử lý / phản đối / ngừng chuyển giao: tạm dừng hoặc dừng một hoạt động cụ thể. Nếu đó là hoạt động cần thiết để cung cấp dịch vụ (ví dụ lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp hạ tầng), một số chức năng có thể không dùng được.
• Xóa dữ liệu: xóa dữ liệu cụ thể bạn yêu cầu.
• Xóa tài khoản: xóa hoặc ẩn danh dữ liệu tài khoản, cấu hình, nhật ký và dữ liệu Wood Viewer. Thông tin giao dịch và chứng từ kế toán vẫn được giữ theo thời hạn ở mục 6. Theo yêu cầu, chúng tôi gửi cho bạn bản sao báo giá, thông tin giao dịch trước khi xóa tài khoản, và trong thời hạn 03 năm sau đó.

10. Phản ánh, khiếu nại về dữ liệu cá nhân

Nếu bạn cho rằng dữ liệu của mình bị thu thập, sử dụng sai mục đích, sai phạm vi đã thông báo, hoặc yêu cầu của bạn chưa được giải quyết thỏa đáng:

1. Gửi phản ánh tới software@woodsoft.vn (tiêu đề: “Phản ánh dữ liệu cá nhân”), gọi 0356.151.084, hoặc gửi thư tới địa chỉ ở mục 1. Nêu rõ tài khoản, nội dung phản ánh và tài liệu kèm theo (nếu có).
2. Xác nhận tiếp nhận trong 2 ngày làm việc, kèm mã phản ánh và đầu mối phụ trách. Bạn dùng mã này để hỏi tình trạng giải quyết qua email hoặc điện thoại ở trên.
3. Xem xét, xác minh và trả lời kết quả trong 15 ngày kể từ ngày nhận. Mọi phản ánh đều do nhân sự phụ trách xem xét, không chỉ trả lời tự động. Vụ việc phức tạp có thể kéo dài thêm tối đa 15 ngày, khi đó chúng tôi sẽ báo lý do cho bạn. Với yêu cầu thực hiện quyền ở mục 9, áp dụng thời hạn ở mục 9.
4. Nếu không đồng ý với kết quả, bạn có quyền khiếu nại, tố cáo tới cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân (Bộ Công an) hoặc khởi kiện theo quy định của pháp luật.

11. Khi có sự cố

Khi phát hiện sự cố liên quan đến dữ liệu cá nhân, Woodsoft thực hiện các biện pháp cần thiết để ngăn chặn, đánh giá và khắc phục hậu quả; đồng thời thực hiện nghĩa vụ thông báo cho cơ quan có thẩm quyền và các bên liên quan trong những trường hợp, thời hạn mà pháp luật quy định.

12. Thay đổi chính sách

Khi cập nhật chính sách, chúng tôi đăng phiên bản mới tại trang này kèm ngày hiệu lực. Nếu thay đổi mục đích xử lý hoặc loại dữ liệu cần sự đồng ý của bạn, chúng tôi sẽ xin lại sự đồng ý. Việc bạn tiếp tục sử dụng dịch vụ không được coi là đồng ý với các mục đích mới.

English version: Personal Data Protection Policy

↑ Bản tiếng Việt

Version 4.0, effective from January 1, 2026

This Policy explains what personal data Woodsoft collects, what we use it for, on what basis, who we share it with, how long we keep it, and what rights you have. We have kept it short so it is easy to read. If anything is unclear, please contact us using the details in section 1.

This Policy applies together with Woodsoft’s Terms of Service (including the personal data processing agreement for business customers), Payment Terms and Refund and Service Termination Policy.

This Policy is published in Vietnamese and English. The English version is provided for reference; in case of any inconsistency, the Vietnamese version prevails.

1. Who we are and our role

Woodsoft Vietnam Company Limited (Công ty TNHH Woodsoft Việt Nam, “Woodsoft”)

• Enterprise code: 0108115976
• Address: 6th Floor, Viet A Building, No. 9 Duy Tan Street, Cau Giay Ward, Hanoi, Vietnam
• Phone: +84 356 151 084
• Email for personal data requests and feedback: software@woodsoft.vn

Woodsoft’s role:

• For account, license, payment and usage log data, and for activities whose purposes Woodsoft decides: Woodsoft is the controller of the personal data.
• For content you upload for processing (CNC files, DXF files, 3D models, images, prompts, etc.) that contains personal information of other people, such as your customers: Woodsoft processes it on your instructions, as a processor of personal data, under the data processing agreement in the Terms of Service. Exception: AI Render data that you actively permit us to use to improve the service (section 2).

If your account is registered or paid for by the business you work for: your account data is processed under the agreement between Woodsoft and that business. The business is responsible for informing you about its use of Woodsoft software. You still have all the rights in section 9 and may contact Woodsoft directly.

This Policy applies to:

• the woodsoft.vn website;
• the Woodsoft Optimizers online software at woodsoft.vn/optimizers, optimizers.woodsoft.vn and backup.woodsoft.vn (Nesting, Part Processing, File2Script, CNC file optimization, quotations, purchasing and renewing plans);
• Wood Viewer at woodviewer.com and viewer.woodsoft.vn;
• Woodsoft plugins (Bazis, SketchUp, etc.) when they sign in and send data to Woodsoft servers.

2. Data, purposes and legal bases

The “Basis” column shows the legal basis we rely on for each activity (explained in section 3): [C] necessary to perform the service agreement between Woodsoft and you or your organization · [L] compliance with legal obligations · [Cs] only with your consent.

People viewing shared Wood Viewer links: when someone opens a link to a model you have shared, the system records the country (determined from the IP address at the time of access), device type and time of viewing linked to the model, to provide you with view statistics. This statistical record does not store the viewer’s IP address or any unique identifier, so it cannot identify a specific person. Technical data (such as IP addresses) is still processed while the website is accessed, for example through the Cloudflare content delivery network (section 5), for the purposes and with the safeguards described in this Policy. Analytics cookies on the viewing page are enabled only if the viewer consents in the cookie banner.

We do not collect bank card numbers: you pay by bank transfer through your own bank.

We do not send advertising emails or newsletters. The emails we send relate only to the service: password resets, quotations, account and license notices. If this changes in the future, we will ask for your separate consent.

3. Legal bases for processing

Woodsoft processes personal data on the basis of your consent, or in cases where the law permits processing without consent.

• [C] Performance of the service agreement: for data necessary to provide the services under the agreement between Woodsoft and you or your organization, we process it only to the extent appropriate to performing that agreement, in accordance with the Terms of Service.
• [L] Legal obligations: keeping accounting and tax records; ensuring access to transaction information; handling requests to exercise data rights; providing information to competent authorities upon lawful request.
• [Cs] Consent: analytics, advertising, improving AI Render using your data, or processing for other purposes requiring consent take place only after you have given valid consent. You can refuse and still use the full service, and you can withdraw your consent at any time. Silence or continued use of the service is not considered consent.

When registering an account, you confirm your acceptance of the Terms of Service and Woodsoft’s operating conditions, including this Policy, as regards the security and data processing conditions needed to provide the services. That confirmation is not consent to the activities that require separate consent ([Cs]) described above.

4. Sensitive data

Under Decree 356/2025/ND-CP, data tracking behaviour and activities in using services in cyberspace is sensitive personal data.

Depending on its nature, content and ability to be linked to an individual, data recording behaviour and activities in using Woodsoft’s online services, including usage logs (section 2) and analytics and advertising cookies (section 7), may fall within sensitive personal data. Woodsoft applies appropriate protection measures and access restrictions to this data. Analytics and advertising cookies are enabled only with your consent.

We do not intentionally collect health data, biometric data, precise location or other sensitive data. Location in logs is only at country/city level, derived from the IP address.

5. Who receives your data

We do not buy or sell personal data. Data is shared only with the following parties, to the extent necessary for the purposes in section 2:

About AI Render: for each render run, the prompt and input images are sent to the provider you choose for that run. Woodsoft is responsible for selecting, transmitting and protecting the data within the processing performed by Woodsoft. Because you use an API key you purchased, the provider’s retention or use of the data after receipt is also governed by the terms between you and that provider. Please do not include other people’s personal information in prompts or images unless necessary.

About content you upload: when you upload data containing personal information of other people, the responsibilities of Woodsoft and of you are determined by each party’s actual role (section 1), the Terms of Service and the law. Woodsoft applies protection measures to the data it receives and processes within its responsibility. You must ensure you have a lawful basis (for example your customers’ consent) before putting their personal information on the system.

Wood Viewer model viewing modes:

• Public (the default mode on upload): anyone with the link can view the model. Models are not listed or publicly searchable anywhere else.
• Private: only people with the model’s admin link can view it. The admin link allows editing the model; send it only to people you trust.

Please do not put your customers’ names, addresses or phone numbers in the name or content of models in public mode.

Woodsoft staff access your data only when necessary for their work: technical support, accounting, system administration. Actions taken by support staff within your Wood Viewer account are logged.

6. Storage and transfer of data abroad

Where data is stored: the main Optimizers database is located in Vietnam; a replica is located on a Hostinger server in India to serve international users and for redundancy. Wood Viewer data is stored on Hostinger servers in India; model files and rendered images are stored on Cloudflare R2 in the Asia-Pacific region.

To provide the services, your personal data may be stored or processed on the systems of Woodsoft or of service providers outside Vietnam (section 5), to the extent and for the purposes described in this Policy. Woodsoft fulfils its obligations regarding the protection and cross-border transfer of personal data in accordance with applicable law.

Retention periods:

When the retention periods above expire, Woodsoft deletes, destroys or anonymizes the personal data in accordance with the law.

7. Cookies and similar technologies

• Necessary cookies are always on because the service cannot work without them. Functional cookies only remember interface preferences and are not used to track you.
• Analytics and advertising cookies are enabled only if you click to accept in the cookie banner. If you refuse, we do not load these tools and you can still use the full service.
• You can change your choice at any time via “Cookie settings” in the account menu or in the footer. When you withdraw consent, these tools stop collecting from your next visit and analytics cookies in your browser are deleted. Data already sent to Google or Meta is retained according to those services’ retention periods ([KIỂM TRA: data retention period configured in Google Analytics]).
• Your choice is recorded as evidence of consent.
• You can also opt out of personalized advertising in your Facebook/Instagram ad settings.

8. How we protect your data

• Passwords are stored as hashes; the original passwords are not stored. Wood Viewer does not store passwords.
• Your AI API keys are encrypted (AES-256-GCM) and never displayed again.
• Connections between browsers and the website use HTTPS.
• Database servers accept connections only from Woodsoft servers.
• Staff access is role-based; permissions are checked on the server side.

9. Your rights

You have the right to:

• know what data of yours we are processing;
• consent, refuse consent, or withdraw consent;
• access and correct your data, or request its correction;
• request a copy of your data, request deletion, request restriction of processing, object to processing, or request that we stop transferring your data to third parties;
• request the application of measures and solutions to protect your personal data;
• lodge complaints and denunciations, bring legal action and claim damages in accordance with the law;
• refuse advertising.

How to exercise your rights:

• Name, phone number, password: edit them yourself on the Account Information page.
• Cookie choices: Cookie settings.
• Permission to use AI Render data to improve quality: turn it on/off in Wood Viewer settings.
• Other requests: email software@woodsoft.vn from your registered email address. If you no longer have access to that email, call +84 356 151 084 or write to the address in section 1. We will verify your identity in an appropriate way before handling the request.

Time limits:

These requests are different:

• Withdrawing consent: stops only the activities that require consent (analytics and advertising cookies, AI Render improvement). Your account continues to work normally.
• Restriction of processing / objection / stopping transfers: suspends or stops a specific activity. If that activity is necessary to provide the service (for example storage on an infrastructure provider’s servers), some functions may become unavailable.
• Deleting data: deletes the specific data you request.
• Deleting your account: deletes or anonymizes account data, configurations, logs and Wood Viewer data. Transaction information and accounting records are kept for the periods in section 6. On request, we will send you copies of your quotations and transaction information before deleting the account, and for 3 years afterwards.

10. Feedback and complaints about personal data

If you believe your data has been collected or used for the wrong purpose or beyond the notified scope, or your request has not been handled satisfactorily:

1. Send feedback to software@woodsoft.vn (subject: “Personal data feedback”), call +84 356 151 084, or write to the address in section 1. Please state your account, the content of your feedback and any supporting documents.
2. Acknowledgement within 2 working days, with a reference code and a contact person. You can use this code to ask about progress by email or phone as above.
3. Review, verification and response within 15 days of receipt. All feedback is reviewed by responsible staff, not answered solely by automated means. Complex cases may be extended by up to 15 days, in which case we will tell you the reason. For requests to exercise your rights under section 9, the time limits in section 9 apply.
4. If you disagree with the outcome, you have the right to lodge a complaint or denunciation with the specialized personal data protection authority (Ministry of Public Security) or to bring legal action in accordance with the law.

11. Incidents

When an incident involving personal data is detected, Woodsoft takes the necessary measures to contain, assess and remedy its consequences, and fulfils its obligations to notify the competent authorities and relevant parties in the cases and within the time limits required by law.

12. Changes to this Policy

When we update this Policy, we publish the new version on this page with its effective date. If we change processing purposes or types of data that require your consent, we will ask for your consent again. Your continued use of the service is not considered consent to the new purposes.